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Documentos Públicos Extranjeros – Eliminación de la exigencia de Legalización, Nuevos Requisitos y Procesos para Guatemala

AB OS
noviembre, 2017

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Lic. Julio José Luján Padilla


documentosHasta hace poco, para ingresar un documento del extranjero a Guatemala o viceversa, era necesario pasar por una cadena de legalizaciones de aproximadamente 3 o 4 instituciones.
Ahora, a partir de la adhesión de Guatemala al Convenio de la Haya que Suprime la Exigencia de Legalización de Documentos Públicos Extranjeros se  acorta la cadena de legalizaciones, reflejandose automáticamente en ventajas de tiempo y costo.

¿Cómo funcionaba hasta ahora?

A manera de ejemplo, anteriormente si un documento como un contrato, requería salir de Guatemala el proceso era el siguiente:

  1. Legalizar el documento con un notario;
  2. Acudir al Archivo General de Protocolos (AGP) para legalizar  la firma del notario;
  3. Acudir al Ministerio de Relaciones Exteriores para autenticar la legalización del AGP;
  4. Acudir al consulado o Embajada del país a donde se enviará el documento para que certifiquen la legalización del Ministerio de Relaciones Exteriores.
  5. Finalmente, una vez llegado el documento al país de destino, este debía entrar de nuevo al Ministerio de Relaciones Exteriores del país receptor para verificar las legalizaciones previas.

¿Cómo se acorta la cadena?

A partir del 18 de septiembre, basándonos en el ejemplo anterior, un documento público o ya legalizado por el notario y autenticado por el AGP,   deberá solamente contar con una apostilla (certificación) por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores. Esta apostilla es automáticamente reconocida en el país receptor, eliminando así varios pasos de la cadena anterior.  

Es necesario aclarar que este nuevo procedimiento aplica a documentos públicos, es decir, los documentos emitidos por las instituciones públicas o documentos privados legalizados por notario.

También para que la apostilla sea válida, se requiere que tanto el país de origen como el de destino, sean parte de la Convención. Para conocer qué países son miembros actualmente de la Convención, ver: https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/authorities1/?cid=41

Cronología para la adhesión al Convenio:

  • El Convenio Suprimiendo la Exigencia de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros, fue acordado en La Haya el 5 de octubre de 1961.
  • El Congreso de la República de Guatemala aprobó dicho convenio, mediante el decreto 1-2016, el cual fue publicado en el Diario de Centro América el 18 de febrero de 2016 y entró en vigencia al siguiente día.
  • No obstante, fue hasta el 7 de septiembre de 2017 que el Presidente de la República de Guatemala emitió el instrumento de adhesión al convenio; razón por la cual el Ministerio de Relaciones Exteriores anunció que comenzaría a aplicarse a partir del 18 de septiembre de 2017.

¿Qué es la Apostilla?

La apostilla es una certificación que acredita el origen de un documento público y la autenticidad de la firma del funcionario que haya dado fe del contenido del mismo, la calidad con la que éste haya actuado y la identificación de los sellos o timbres que contenga.

La apostilla puede ir impresa en el mismo documento público o en una hoja adicional.

¿Quién otorga las Apostillas en Guatemala?

Es el Ministerio de Relaciones Exteriores es la autoridad encargada de emitir apostillas de documentos públicos autorizados en Guatemala, que surtirán efectos en el extranjero (Según el artículo 2 del decreto 1-2016 del Congreso de la República).

Documentos que pueden apostillarse:

Según este Convenio, los documentos públicos a los que puede agregársele la apostilla son:

 

  • Los documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del Ministerio Público, o de un secretario, oficial o agente judicial.
  • Los documentos administrativos.
  • Los documentos notariales.
  • Las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas.

Cambios que implica la adhesión al Convenio:

Este Convenio, suprime la legalización de documentos provenientes del extranjero, por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores, por lo que ahora, para que los mismos surtan efectos en Guatemala, deben contar con los requisitos siguientes:

  1. Que cuente con la apostilla y que la misma contenga la información que establece el Convenio. El documento o la apostilla, debe ser de fecha posterior al 18 de septiembre de 2017.
  2. Que el documento público, incluyendo su apostilla, sean traducidos al español por un traductor jurado, de ser el caso.
  3. Deben ser Protocolizados: Si se trata de mandatos o documentos que deban inscribirse en los registros públicos.

Documentos autorizados en Guatemala que surtirán efectos en el extranjero:

Para que los documentos públicos emitidos en Guatemala surtan efectos en otro país, en virtud de este Convenio, se requiere:

  1. Que el documento público sea autenticado por la autoridad superior de la entidad administrativa que lo emita.
  2. Si se trata de escrituras públicas autorizadas por notario o documentos privados con firmas legalizadas, se requiere que el Archivo General de Protocolos (AGP) certifique la autenticidad de la firma del notario (que sea la firma que se encuentre registrada).
  3. Solicitar la apostilla del documento en el Ministerio de Relaciones Exteriores.
  4. Enviar el documento al país de destino, en el cual tendrá validez plena.

Valor de la apostilla:

En Guatemala, la apostilla no tiene costo alguno. Sin embargo, debe cubrirse el valor de Q10.00, adhiriendo a la misma timbres fiscales, de conformidad con el artículo 5, numeral 2, de la Ley de Timbres Fiscales y Papel Sellado Especial para Protocolo.

Países miembros de la Convención:

Para que la apostilla sea válida, se requiere que tanto el país de origen como el de destino, sean parte de la Convención. Para conocer qué países son miembros actualmente de la Convención, seguir el siguiente vínculo: https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/authorities1/?cid=41

Formato de Apostilla:

A continuación, se muestra el formato de apostilla propuesto en la Convención.

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Lic. Julio José Luján Padilla

Alegalis LEGIC Guatemala

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