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El Uso de la Firma Electrónica Avanzada en Empresas y Negocios

Kristine Bouscayrol Valladares
April, 2016

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Hoy en día la tecnología se ha vuelto una parte importante de las herramientas que utilizan las empresas en sus operaciones y negocios y una de sus principales ventajas es que nos permite enviar y recibir información desde cualquier parte del mundo sin necesidad de tener que trasladarnos de un lugar a otro, permitiendo agilizar los procedimientos y trámites de nuestras empresas, lo cual ha facilitado e impulsado nuestros negocios.

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La tecnología también tiene sus desventajas y es que las comunicaciones o documentos electrónicos pueden ser modificados con facilidad y no es posible determinar con seguridad quién fue el autor de un documento o comunicación electrónica, sin embargo la firma electrónica avanzada viene a ser la solución a estos inconvenientes.

En el año 2008 el Congreso de la República emitió el Decreto 47-2008 el cual contiene la Ley para el Reconocimiento de las Comunicaciones y Firmas Electrónicas, la cual tiene como finalidad promover y facilitar el comercio electrónico en Guatemala dándole protección jurídica y técnica a las contrataciones, comunicaciones y firmas electrónicas, sin embargo las personas aún no han implementado las herramientas que proporciona esta ley en sus empresas y negocios. Las razones pueden ser muchas pero principalmente es porque no tienen conocimiento de las ventajas que ofrece esta ley y porque todavía no confían en la tecnología para llevar a cabo sus negocios y operaciones.

¿Qué es la firma electrónica avanzada?

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La firma electrónica avanzada es un conjunto de datos (secuencia de números y letras) consignados en una comunicación electrónica que tiene como finalidad identificar al firmante e indicar que este aprueba la información contenida en la comunicación o documento electrónico, dándole nuestra ley el mismo valor jurídico que la firma manuscrita y permitiendo que dichos documentos electrónicos sean admisible como prueba en un juicio.

Tanto las empresas como el gobierno pueden utilizar esta herramienta para realizar trámites y firmar cualquier tipo de documentos y comunicaciones, por ejemplo se puede utilizar en declaraciones de impuestos, notificaciones judiciales, operaciones bancarias, contratos y negociaciones de comercio exterior, incluyendo contratos de trabajo, contratos de arrendamiento, contrato de agencia y/o distribución, contratos de confidencialidad y de no competencia, documentos contables como los estados financieros, órdenes de compra con proveedores y un sin fin de documentos más. Los únicos documentos que nuestra ley excluye en la utilización de la firma electrónica avanzada son los siguientes:

  1. Disposiciones por causa de muerte, por ejemplo un testamento;
  2. Disposiciones relacionadas con el derecho de familia, por ejemplo una adopción o un divorcio; y
  3. Contratos solemnes, es decir aquellos que nuestra ley requiere que contengan alguna formalidad especial para su validez, por ejemplo, el mandato, la sociedad o una donación de bienes inmuebles deben de constar en escritura pública para que tengan validez.

 

 

¿Cómo se obtiene y funciona una firma electrónica avanzada?

La persona que desea obtener una firma electrónica avanzada debe de acudir personalmente a un Prestador de Servicios de Certificación* para que este verifique la identidad de la persona y emita su certificado digital, el cual contiene todos los datos de identificación personal de la persona. El Prestador de Servicios de Certificación entregará a la persona un token (tarjeta inteligente), el cual contiene la firma electrónica avanzada y el certificado digital junto con 2 claves, una pública y una privada.

Al momento de querer firmar un documento electrónico con una firma electrónica avanzada, la persona deberá de ingresar su clave privada y deberá de enviar la clave pública al destinatario del documento electrónico para que este pueda verificar la firma y constatar quien fue la persona que firmó el mismo.

¿Qué ventajas tiene la firma electrónica en las empresas?

La firma electrónica avanzada proporciona validez legal a los documentos y comunicaciones electrónicas, asegura la integridad de los mismos, es decir no es posible manipularlos o modificarlos y si un tercero lo hace, la otra persona puede constatar que el documento fue alterado; y garantiza el no repudio, es decir que la persona que firmó el documento no puede decir que él no lo firmó, ya que se puede determinar con seguridad quien lo hizo. Por lo tanto, el uso de la firma electrónica avanzada tiene muchas ventajas para las empresas, dentro de las cuales podemos establecer las siguientes:

  1. Facilita la firma de los documentos y contratos. No es necesario que dos personas estén presentes físicamente en un acto de firma, pueden estar las dos personas en la comodidad de sus oficinas firmando un contrato o documento.
  2. Asegura la identidad de la persona que firma el documento.
  3. Asegura la integridad del documento, lo que hace que los documentos electrónicos sean mas seguros que en papel.
  4. Ayuda al medio ambiente, ya que no es necesario imprimir el documento electrónico para que tenga validez, lo cual reduce el uso del papel y en consecuencia los gastos de la empresa.
  5. Agiliza la gestión interna de los procesos de la empresa en donde es necesario la firma de varias personas en un documento.
  6. Acceso remoto desde cualquier lugar, tanto dentro como fuera del país. Si la persona que firma el documento está fuera del país puede de igual manera firmar el documento y la operación de la empresa sigue su rumbo sin detenerse a esperar a que regrese al país la persona que firma el documento.

 

 

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En la actualidad la firma electrónica avanzada está siendo utilizada por varias instituciones de gobierno en sus operaciones, por ejemplo, la Municipalidad de Guatemala la utiliza para agilizar sus comunicaciones internas; el Registro Mercantil permite inscribir sociedades en línea, así como el Registro de Propiedad Intelectual ha facilitado el registro de marcas dando la facilidad de solicitar la inscripción de las mismas desde la comodidad de la oficina de cada persona.  

Es importante hacer la aclaración que una firma digital no es lo mismo que una firma electrónica avanzada, ya que muchas personas suelen confundirlas. La firma digital consiste en la imagen de nuestra firma manuscrita, la cual podemos incluir en los documentos en un formato jpg. o en pdf., sin embargo esto no da ninguna certeza que dicha imagen haya sido puesta por la persona que dice firmar;  por el contrario una firma electrónica avanzada consiste en un conjunto de datos (números y letras) que identifican a la persona que firma el documento.

Firma Digital                                                           Firma Electrónica Avanzada

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Demo Firma Electrónica

Para conocer como funciona la firma electrónica avanzada,  les comparto un link donde pueden ver un video de como funciona este mecanismo: Link Demo Firma Electrónica

La firma electrónica avanzada es una herramienta tecnológica que permite a las empresas y al gobierno optimizar sus recursos y procesos, sin embargo en Guatemala esta herramienta no ha sido aprovechada por falta de información y confianza en la tecnología, sin embargo considero que las empresas y el gobierno deben de ir desarrollando y aprovechando las herramientas que nos proporciona la tecnología para ir mejorando y hacer más eficiente los procesos internos y externos de cada uno.

Kristine Bouscayrol

Departamento Corporativo y Propiedad Intelectual

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